Quasi la metà dei dipendenti italiani ritiene che le frodi fino a 208€ siano accettabili, mentre una minoranza afferma che ignorare le policy di spesa sia inammissibile.
Lo rivela il sondaggio condotto da SAP Concur “The Hidden Cost of Expense fraud and Non-Compliance”, su 2.500 dipendenti che viaggiavano regolarmente per lavoro prima della pandemia, 750 responsabili delle decisioni finanziarie e 750 responsabili delle decisioni di viaggio in aziende di Francia, Germania, Italia, Benelux, Paesi nordici, Spagna e Regno Unito. La ricerca delinea inoltre l’atteggiamento e la comprensione delle spese aziendali e di come le imprese cercano di prevenire le frodi, anche grazie all’implementazione di nuove tecnologie.
Le frodi più comuni
In Italia, tra i cinque comportamenti fraudolenti più comuni si registrano spese di chilometraggio arrotondate (33%), addebiti per cene o pranzi privati al ristorante (32%), addebiti per attrezzature da ufficio personali (30%), o per alcolici non coperti dalla corporate policy (29%) e spese telefoniche arrotondate (33%). In base al sondaggio solo due dipendenti su cinque (il 41%) affermano che non è corretto ignorare le policy aziendali in materia di spese.
Si è stimato, infatti, che se tutti i dipendenti di un’azienda di 250 persone adottassero questi comportamenti, la perdita annua ammonterebbe a circa 24.440€ per frode sulle spese, quasi 10.000€ in più rispetto alla media delle realtà intervistate a livello EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa).
Le spese fraudolente vengono tollerate dai dipendenti perché percepite come una sorta di compensazione per il denaro personale che devono spendere quando lavorano da casa (21%), per gli straordinari non pagati (21%), per il tempo trascorso in viaggi di lavoro (21%), a causa di uno stipendio basso e non commisurato al loro ruolo (17%). Il 30% degli intervistati, invece, afferma che le policy e spese di viaggio in vigore della propria azienda sono adeguate ed eque, percentuale però inferiore alla media EMEA del 35%.
Per il proprio interesse personale, i dipendenti italiani risultano disposti ad aggirare le regole sulle spese e al contempo i responsabili di viaggi e finanziari non possiedono una conoscenza dettagliata della propria policy di spesa, rischiando così di non prendere le misure necessarie a garantire che l’azienda e i dipendenti la comprendano e la applichino. Emerge infatti che circa un quarto dei responsabili di viaggi e finanziari (il 26%) comprenda cosa potrebbe essere considerato una richiesta di rimborso fraudolenta.
I responsabili di viaggio e finanziari perdono più di due giorni di lavoro su cinque nella lotta alle frodi
Benché la lotta alle frodi sembri un’attività a bassa priorità, è fondamentale implementare una policy che le contrasti partendo dalla costruzione e diffusione una cultura d’impresa e l’utilizzo della tecnologia appropriata. In Italia solo un’azienda su tre promuove iniziative di sensibilizzazione alle frodi e formazione sulla prevenzione, inoltre il 66% dei dipendenti non comprende i rischi in cui incorrono loro o l’azienda e il 18% ritiene che le cifre che stanno sovraccaricando siano così piccole da non nuocere sul bilancio.
La lotta alle frodi richiede quindi molto tempo ai responsabili di viaggio e finanziari che si affidano spesso a metodi onerosi e poco sofisticati. È stato stimato che entrambi i team trascorrono più di due giorni lavorativi alla settimana (18,2 ore) cumulativamente nella lotta alle frodi, monte ore che supera la media EMEA, che ammonta a 17,4 ore.
La tecnologia a supporto della lotta alle frodi: dubbi e soluzioni
Il 56% dei responsabili di viaggio e finanziari si preoccupa per le implicazioni sulla sicurezza dei dati e/o sulla privacy derivanti dall’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale, valore superiore alla media EMEA (49%). Meno della metà (47%) teme che gli strumenti di intelligenza artificiale possano produrre falsi positivi, mentre due su cinque (41%) temono che i dipendenti possano opporsi all’uso di strumenti di intelligenza artificiale nel processo di conformità. Infine, il 40% di loro teme che l’IA possa rendere il loro lavoro inutile. Molti manager, inoltre, affermano di essere limitati nell’introduzione dell’intelligenza artificiale dai costi elevati (secondo il 50%) e dall’incapacità del proprio team di usare gli strumenti di intelligenza artificiale in modo efficace (per il 49%).