Attenzione alle insidie della posta elettronica. È un documento da trattare con cautela.
Non bisogna farsi prendere la mano dalla facilità di utilizzo. Le funzioni sono a portata di click: «rispondi», «rispondi a tutti», «inoltra» sono tasti che vanno usati con coscienza.
Questo sempre, ma con particolare attenzione quando si tratta di corrispondenza di lavoro. In questo caso bisogna chiedersi se la facile trasmissione di un messaggio ricevuto necessiti o meno del consenso del mittente e se allo stesso bisogna dare l’informativa prevista dal codice della privacy.
Se si trascurano queste domande, può capitare che il mittente iniziale faccia valere i propri diritti che possono arrivare anche la risarcimento del danno. Come è successo in un recente caso (si veda altro articolo in pagina), in cui il Garante ha dichiarato l’illegittimità dell’inoltro di una e-mail contenente dati sanitari e il cellulare del primo mittente.
Naturalmente non si tratta di preoccuparsi di avere un lasciapassare iniziale da tutti quelli con cui si dialoga per posta elettronica. Si tratta, invece, di riflettere e pensare a quello che si sta facendo.
Se, per esempio, dialogo a voce con il mio interlocutore presente in un locale pubblico, posso riportare quanto mi ha detto gridandolo cosicché possano sentirmi anche dalla strada?
Se io giro la e-mail ricevuta a un gran numero di destinatari non è la stessa cosa?
In sostanza bisogna fare attenzione a ciò che si fa con lo strumento che si usa.
E qui tornano in causa i trabocchetti dello strumento elettronico, che sono molti.
Innanzi tutto la facilità di girare le e-mail, ma anche la velocità che ci induce lo strumento elettronico. Siamo reperibili ovunque e ad ogni ora e chiunque ci mandi una e-mail si aspetta una immediata risposta.
Il mezzo induce a seguire questa aspettativa: d’altra parte è così facile e così poco faticoso.
Questo induce a una minor ponderazione di ciò che si fa e magari si clicca il comando di invio prima di avere controllato e letto bene il testo, oppure di manda il messaggio di inoltro a terzo destinatario lasciando «sotto» il messaggio originario contenente informazioni che al terzo non dovevano essere trasmesse, oppure si comincia a computare le lettere iniziali del destinatario e il dispositivo propone un risultato, ma non è quello giusto e quindi si manda il messaggio a un soggetto diverso.
Errori e illeciti. Gli errori possono essere tanti. Alcuni di questi possono riguardare solo il bon ton, il galateo delle comunicazioni, come rileggere e correggere gli errori e inserire la punteggiatura.
Altri errori possono rappresentare veri e propri illeciti giuridici puniti dalla legge.
Nel caso trattato di recente dal garante, una e-mail promozionale di una attività consulenziale è stata fatta girare: ma chi ha inoltrato il messaggio non si è reso conto che ha fatto girare dati sensibili.
Naturalmente questo non significa affatto demonizzare le comunicazioni telematiche, significa, invece, non cadere nell’errore opposto credendo che qualsiasi comunicazione sia lecita e che si possa fare tutto senza pensieri.
Natura giuridica della e-mail. Il messaggio di posta elettronica è un documento informatico.
Il Codice dell’amministrazione digitale (dlgs 82/2005, articolo 21) precisa che il documento informatico da chiunque formato e la sua trasmissione sono validi e rilevanti agli effetti di legge, con alcuni distinguo. In particolare l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.
In qualche sentenza la e-mail è equiparata al telegramma (articolo 2705 codice civile).
Se, poi, il documento informatico è sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile (scrittura privata utilizzabile in giudizio).
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