Il medico competente deve programmare ed effettuare la sorveglianza sanitaria in azienda, attraverso protocolli sanitari definiti in funzione dei rischi specifici e tenendo in considerazione gli indirizzi scientifici più avanzati. A tal fine, deve istituire, aggiornare e custodire, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria. Tale cartella è conservata con salvaguardia del segreto professionale e, salvo il tempo strettamente necessario per l’esecuzione della sorveglianza sanitaria e la trascrizione dei relativi risultati, presso il luogo di custodia concordato al momento della nomina del medico competente. Alla cessazione dell’incarico professionale, è tenuto a consegnare al datore di lavoro la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto delle disposizioni sulla privacy (dlgs n. 196/2003), e con salvaguardia del segreto professionale. Mentre alla cessazione del rapporto di lavoro deve consegnare al lavoratore copia della cartella sanitaria e di rischio, e deve fornirgli le informazioni necessarie relative alla conservazione della medesima. L’originale della cartella di rischio e sanitaria va conservata, nel rispetto della privacy, da parte del datore di lavoro, per almeno dieci anni, salvo il diverso termine previsto da altre disposizioni del T.u. Il medico è tenuto ancora a fornire informazioni ai lavoratori sul significato della sorveglianza sanitaria cui sono sottoposti e, nel caso di esposizione ad agenti con effetti a lungo termine, sulla necessità di sottoporsi ad accertamenti sanitari anche dopo la cessazione della attività che comporta l’esposizione a tali agenti. È tenuto a fornire, altresì, ma dietro richiesta, le informazioni analoghe ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza. Al termine delle visite dovute alla sorveglianza sanitaria è tenuto ad informare ogni lavoratore interessato dei risultati e, a richiesta dello stesso, deve rilasciargli copia della documentazione sanitaria.
Il T.u. inoltre (articolo 40) stabilisce che entro il primo trimestre dell’anno successivo a quello di riferimento il medico competente deve trasmettere, esclusivamente per via telematica, ai servizi competenti per territorio le informazioni, elaborate evidenziando le differenze di genere, relative ai dati aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori, sottoposti a sorveglianza sanitaria; e che a tal fine, con apposito decreto siano definiti, secondo criteri di semplicità e certezza, i contenuti della comunicazione e modalità di trasmissione.
L’adempimento è divenuto operativo con la pubblicazione del decreto, lo scorso anno.