LE INDICAZIONI CONTENUTE NELLE LINEE GUIDA SULLA RESPONSABILITÀ REDATTE DA AIDC E AODV231
di Stefano Loconte e; Giulia Maria Mentasti
L’informazione tra collegio sindacale e organismo di vigilanza (Odv) previene i reati e salva dalla responsabilità 231. È quanto emerge dal documento pubblicato a ottobre scorso dall’Associazione italiana dottori commercialisti (Aidc) e dall’Associazione dei componenti degli organi di vigilanza ex dlgs 231/2001 (AOdv231), che individua i flussi informativi tra il collegio sindacale e l’organismo di vigilanza ai sensi del dlgs 231/2001 quali elementi fondamentali per la prevenzione dei reati e, di conseguenza, della condanna della società. Lo scambio tra i due organi risulta, infatti, di primaria importanza per mantenere e migliorare il funzionamento del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, in particolare avendo riguardo: quanto al collegio sindacale, all’attività di vigilanza sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo/statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento della struttura organizzativa, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile; quanto all’organismo di vigilanza, all’attività di vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello di organizzazione, gestione e controllo (Mog) adottato e al successivo aggiornamento. Vengono fornite inoltre, sulla base delle esperienze e delle prassi osservate in diverse realtà aziendali, alcune indicazioni su come sia possibile espletare le funzioni riservate al collegio sindacale e all’Odv, con particolare riferimento ai reciproci flussi informativi, in chiave pratica ed empirica.
Le informazioni indirizzate a collegio sindacale e Odv. Il documento muove dalla riflessione per cui il collegio sindacale risulta essere destinatario di una serie di flussi normativamente previsti, partecipa alle riunioni dell’Organo amministrativo (potendo assistere ai suoi eventuali comitati) e accede a tutta la relativa documentazione; al contrario l’Odv non necessariamente si ritrova ad avere a disposizione le medesime informazioni, essendo destinatario dei flussi informativi previsti dal Mog, in ragione dei quali, peraltro, potrebbe venire a conoscenza di fatti, eventi o circostanze non ancora note al collegio sindacale. Da qui la ravvisata utilità di armonizzare la condivisione delle informazioni di interesse sia del collegio sindacale sia dell’Odv, le quali non siano sempre immediatamente e/o contemporaneamente fruibili da entrambi, organizzando la circolarizzazione delle stesse tra i due soggetti.
Il rilievo dei flussi tra i due organi. L’Aidc e l’AOdv231 rilevano dunque come sia indubbio il dovere di collegio sindacale e Odv di interagire nello svolgimento delle attività di propria competenza: il Mog costituisce infatti il fulcro dell’attività di vigilanza dell’Odv, ma rientra anche nel più ampio perimetro dell’attività di controllo del collegio sindacale, chiamato a verificare, tra il resto, l’adeguatezza dell’assetto organizzativo dell’impresa e il rispetto delle norme. Al contempo, avendo l’Odv il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Mog e di curarne l’aggiornamento, viene individuato non solo come utile e virtuoso, bensì proprio come necessario, che l’Odv riceva a propria volta idonei flussi informativi dal collegio sindacale. Il mancato coordinamento tra i due soggetti comporta il rischio di perdita di informazioni rilevanti o, comunque, la duplicazione dei compiti in capo a soggetti diversi, con conseguente pregiudizio sull’efficacia e sull’efficienza dei controlli.
La gestione e condivisione delle segnalazioni. Il documento, alla luce delle attività di studio e di ricerca svolte e dell’esperienza maturata “sul campo”, propone inoltre alcune soluzioni operative pratiche volte a impostare e/o migliorare il flusso informativo tra collegio sindacale e Odv, sottolineando come, per garantire un efficace funzionamento del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, con riferimento al diverso ruolo dei suddetti organi, siano fondamentali la completezza e la tempestività del flusso informativo, con particolare riferimento alle segnalazioni pervenute a uno soltanto dei due soggetti e agli “eventi” non programmati.
Specificamente, viene portato quale esempio pratico il caso di una segnalazione ricevuta dall’Odv avente a oggetto una grave violazione del Mog o delle procedure interne, per la quale sia necessario effettuare una serie di indagini/accertamenti, anche con il coinvolgimento di strutture e funzioni di controllo interne, che richiedono certamente tempo prima di restituire i dovuti riscontri anche in termini di valutazione della sussistenza di un rischio legale per l’ente. In tale ipotesi, viene raccomandato che l’Odv informi con sollecitudine il collegio sindacale sia della ricezione della segnalazione, che dell’avvio di indagini, tenendolo successivamente aggiornato sugli esiti dell’iniziativa. Precisa, inoltre, il documento che il principio può avere eccezioni (come nel caso in cui la segnalazione riguardi un componente del collegio sindacale), e che l’informativa in questione va in ogni caso effettuata nei limiti consentiti dalla legge, in particolare tenendo in considerazione la normativa in materia di privacy e la disciplina di cui alla L. 179/17, che tutela la riservatezza del segnalante.
Le riunioni tra collegio sindacale e Odv. Per particolari situazioni, l’Aidc e l’AOdv231 segnalano invece come auspicabile che l’Odv e il collegio sindacale organizzino riunioni congiunte allo scopo di coordinare le attività, nel rispetto delle prerogative di ciascuno, e incontrare assieme le funzioni aziendali, ottenendo in questo modo simmetria informativa e garantendo così una più efficiente gestione delle risorse interne, sia in termini di tempo, che di preparazione delle riunioni. Si suggerisce, con le medesime finalità, di rendere partecipi delle riunioni congiunte anche altri soggetti coinvolti nel controllo interno: ci si riferisce, per esempio, al Comitato controllo e rischi (ove istituito), alle funzioni di compliance, all’internal audit, e altro. Gli “schemi di dialogo” tra collegio sindacale e Odv, aggiunge il documento, possono essere stabiliti preventivamente nel Mog o nei regolamenti adottati dai due soggetti o, ancora, nelle strutture più complesse, in appositi protocolli o procedure, oppure possono essere semplicemente concordati all’occorrenza, individuando le modalità più opportune nel contesto specifico, le quali potrebbero consistere anche nell’accesso diretto del collegio sindacale (tramite apposite credenziali “profilate”) alle informazioni registrate nei sistemi informativi in dotazione dell’impresa. In ogni caso, viene raccomandato un incontro almeno annuale tra collegio sindacale e Odv, costituendo tale momento la massima espressione di sintesi dell’interscambio reciproco di informazioni tra i due soggetti, nell’ambito del quale, sulla base delle informazioni scambiate, può aver luogo l’ulteriore richiesta bidirezionale di atti e documenti (quali i rispettivi verbali, relazioni) e di informazioni suppletive. Ciò detto, è fatta comunque salva anche la possibilità di uno scambio informativo “al bisogno”, quando specifiche emergenze o segnalazioni venute a conoscenza di uno dei due soggetti debbano essere condivise con l’altro per le rispettive attività: in tal caso, è ritenuto sufficiente garantire la possibilità che i componenti del collegio sindacale e dell’Odv dispongano di canali comunicativi efficaci per chiedere l’incontro ad hoc.
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