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Continuiamo con le nostre interviste mensili, ma stavolta il protagonista è Alessandro Pasta, Direttore Generale di Diagramma: Alessandro ci racconta dell’ultimo modulo di IAssicur che ha l’ambizione di migliorare strutturalmente la gestione di qualsiasi documento, emesso o ricevuto, all’interno dell’azienda.

“Buongiorno Alessandro, parliamo del nuovo modulo riguardante la Gestione Documentale: come cambia IAssicur?”
Possiamo dire che adesso – grazie al nuovo modulo – IAssicur ha colmato la distanza che lo separava dai vari software specializzati in gestione documentale! Anche se già da qualche anno IAssicur integrava i moduli documentali più “famosi” – Firma Elettronica, Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale a norma –, il nuovo modulo va ben oltre.
Da un lato è finalmente possibile taggare (etichettare, ndr.) qualsiasi tipo di documento che si vuole archiviare o produrre, manualmente o in automatico: nella pratica, da oggi i documenti memorizzati in IAssicur non saranno più “indistinti” e sarà quindi possibile differenziarli e ricercarli senza sforzo; in altre parole, da oggi sarà possibile andare a capire con un click quali sono, ad esempio, i clienti senza mandato o le polizze senza adeguatezza.

Dall’altro – cosa forse ancora più importante – trattando tutte le tipologie di documenti esistenti (polizze, mandati, adempimenti IVASS, ecc.) qualsiasi processo riguardante i documenti è integrabile all’interno dei workflow! Sappiamo bene che il lavoro del Broker è fatto in buona parte da documenti: IAssicur adesso è in grado di gestire la globalità dei processi ad essi collegati.

“Hai parlato di taggatura manuale ed automatica. Spiegaci meglio.”
Come tutti gli utenti sanno, la documentazione su IAssicur può essere gestita da sempre in due modi: caricare manualmente i documenti provenienti dall’esterno del sistema o creare in automatico i documenti generati da IAssicur. In questo secondo caso, gli utenti predispongono a monte i documenti da generare tramite template Word.

Per i documenti caricati manualmente basterà che l’utenteaggiunga il tag o i tag desiderati tramite drag&drop, selezionandoli da un elenco personalizzabile (dall’utente stesso).
Per i documenti generati dai processi automatici, invece, l’operazione di taggatura andrà fatta a monte sul template di Word: da quel momento in poi, quel tipo di documento sarà sempre taggato in modo specifico, senza bisogno di perdere ulteriore tempo. La cosa interessante è che i tag possono essere totalmente personalizzabili dall’utente, in perfetto stile IAssicur DBI.

“Sembra una vera e propria svolta. Distinguiamo però, se sei d’accordo, i pregi operativi da quelli teorici.”
Certamente. Diciamo che a livello “architetturale” il pregio indiscusso è quello di aver aumentato di completezza e consistenza il gestionale. Fino ad oggi, tutti i clienti che gestivano grandi quantità di documenti, utilizzavano un software di gestione documentale esterno a IAssicur, con tutti i problemi di integrazione del caso.

Adesso, possono farne a meno e, di conseguenza, migliora esponenzialmente l’operatività: velocità nella ricerca dei documenti, aumento di precisione generale, diminuzione degli errori di classificazione ed archiviazione, riduzione dello spazio per lo storage dei documenti. Insomma, tutte quelle migliorie qualitative che si guadagnano con l’automazione.

“Direi che questo è ormai un punto fermo. A livello pratico, come ricerchiamo i documenti?”
Come sempre, abbiamo pensato ad entrambe le tipologie di utenti IAssicur! Per quelli che possiamo chiamare “più esperti”, abbiamo esteso l’SQL ulteriormente in modo da poter filtrare i singoli tag direttamente dalle stringhe di ricerca: nella pratica, è ora possibile fare delle select talmente granulari da poter estrarre il singolo file.

Per gli utenti meno esperti, invece, abbiamo predisposto una funzione ad hoc – che noi chiamiamo di ‘ricerca universale’– che consente la ricerca guidata o libera di tutti i file: tramite la funzione RICERCAFILE, sarà ora possibile la ricerca cross-archivio, andando a ricercare i documenti in uno o più (o tutti) gli archivi di IAssicur!

“Grazie Alessandro, sei stato esaustivo. Finiamo con una nota di colore: il prossimo passo?”
Sì, a dire il vero stiamo lavorando sullo sviluppo di quello che gli addetti ai lavori chiamano full text search: come suggerisce il nome, l’idea è quella di poter riuscire a fare su IAssicur delle ricerche libere di informazioni, a prescindere totalmente dai campi nei quali sono state salvate, un po’ come le ricerche di Google per intenderci.

Seguirà naturalmente l’idea di supportare anche il linguaggio naturale (sinonimi, accenti, parole flesse, ecc.) e di estendere la possibilità di ricerca anche ai pdf. Ma questa è un’altra storia.