L’obbligo di conservazione della cartella clinica ricade sulla struttura sanitaria. La cui omessa conservazione è imputabile esclusivamente ad essa. La violazione dell’obbligo di conservazione non può dunque essere attribuito direttamente al medico. Il ruolo dei medici chiamati in causa come convenuti insieme alla struttura sanitaria è un ruolo attivo, nel senso che devono attivarsi per articolare nel modo migliore la propria difesa. È il principio espresso dalla Corte di Cassazione civile, sezione III, con la sentenza del 13 luglio 2018, n. 18567 in merito alla responsabilità sanitaria per smarrimento della cartella clinica.
Ricordano i giudici di Piazza Cavour che (articolo 7, dpr n. 128 del 1969) per tutta la durata del ricovero, responsabile della tenuta e conservazione della cartella clinica è il medico (in particolare, il responsabile della unità operativa ove è ricoverato il paziente). Questi esaurisce il proprio obbligo di provvedere oltre che alla compilazione, alla conservazione della cartella, nel momento in cui consegna la cartella all’archivio centrale.
Momento a partire dal quale la responsabilità per omessa conservazione della cartella si trasferisce in capo alla struttura sanitaria. E quindi alla direzione sanitaria di essa, che deve conservarla in luoghi appropriati, non soggetti ad alterazioni climatiche e non accessibili da estranei. L’obbligo di conservazione della cartella, come ribadito dalle successive circolari del Ministero della Sanità, è illimitato nel tempo, perchè le stesse rappresentano un atto ufficiale. Proprio per superare i problemi connessi allo smarrimento e alla deperibilità naturale delle cartelle, è in corso sottolineano i giudici di Cassazione di realizzazione la digitalizzazione degli archivi sanitari, che comporterà il passaggio dalle cartelle cliniche cartacee alle cartelle cliniche digitali. Si legge ancora nelle motivazioni della sentenza che sono gli stessi medici, che abbiano scrupolosamente compilato la cartella clinica, a poterne e doverne richiedere copia alla struttura per acquisirne disponibilità al fine di articolare le proprie difese e di produrla in giudizio. Se non possono ritenersi gravati dagli obblighi di conservazione nei termini sopra indicati, essi non sono esenti dall’ordinario onere probatorio.
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