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Lo scorso numero di ASSINEWS è stato dedicato allo spinoso argomento della Nuova
Compliance: abbiamo cercato di spiegare nel dettaglio le nuove disposizioni di legge entrate in vigore il 31 marzo 2021 e come IAssicur è in grado di aiutarci nella gestione dei vari adempimenti normativi. Sempre gravitando nell’orbita della documentazione aziendale, abbiamo deciso di accompagnarvi alle ferie estive con un articolo sulla Gestione Documentale di IAssicur City e sulla (nuovissima) funzione di visualizzazione universale dei documenti.
Per i Brokers italiani, uno degli aspetti essenziali della digitalizzazione è senza dubbio – e non solo a causa della immane burocrazia vigente – la gestione dei documenti. Dal punto di vista dell’architettura, il pregio di questo nuova funzionalità è quello di aver aumentato in completezza e consistenza il gestionale. Fino ad oggi, un Broker di medie o grandi dimensioni era spesso costretto ad utilizzare un software documentale esterno a IAssicur, con tutti i problemi di integrazione del caso. Adesso, grazie alla nuova impostazione strutturale del software, anche chi gestisce grandi quantità di documenti può fare tutto tramite IAssicur: da oggi l’operatività aziendale è migliorata esponenzialmente – dalla velocità nella ricerca dei documenti ad un aumento considerevole di precisione generale nella gestione dei flussi di lavoro e dell’archiviazione.
Già da qualche anno IAssicur integra i sistemi di firma elettronica, fatturazione elettronica e conservazione digitale a norma: ora, è anche indistinguibile da un software nativo per la gestione dei documenti aziendali. E forse, grazie alla sua struttura davvero innovativa, va un po’ oltre: da una parte, è finalmente possibile etichettare (taggare, ndr.) qualsiasi tipo di documento che si vuole archiviare o produrre – manualmente o in automatico. In pratica, ogni documento memorizzato in IAssicur sarà perfettamente identificabile – e quindi ricercabile senza alcuno sforzo (dai clienti senza mandato alle polizze senza adeguatezza, si trova tutto in pochi click). Inoltre – cosa forse ancora più importante -, trattando tutte le tipologie di documenti esistenti (polizze, mandati, adempimenti ivass, ecc.) qualsiasi processo riguardante i documenti è integrabile all’interno dei vari Workflow aziendali.
La Gestione Documentale di IAssicur City. In IAssicur la documentazione può essere gestita da sempre in due modi: caricando manualmente i documenti o predisponendo automaticamente questo processo a monte tramite appositi template. In questo caso specifico, qualora si volesse caricare un pdf a mano su IAssicur, basterà che l’utente aggiunga il tag desiderato tramite drag&drop, selezionandolo da un elenco personalizzabile (dall’utente stesso). Nel caso del processo automatico, invece, l’operazione di taggatura andrà fatta a monte sul template di word: da quel momento in poi, quel tipo specifico di documento sarà sempre taggato in quel modo specifico, senza bisogno di perdere ulteriore tempo. La cosa interessante è che i tag possono essere totalmente personalizzabili dall’utente
IAssicur City e il Viewer Universale. IAssicur City ha aggiunto ulteriore valore alla gestione documentale implementando una funzione di ultima generazione per l’apertura e la visualizzazione di qualsiasi tipologia di documento allegato ai record.
Di seguito un elenco dei formati ad oggi visualizzabili:
Un ultimo dettaglio degno di nota riguarda gli aspetti più tecnici della gestione documentale: per i nostri clienti più esperti, il nostro SQL è stato esteso ulteriormente in modo da rendere filtrabili i singoli tag direttamente dalle stringhe di ricerca. Nella pratica, è ora possibile fare delle select talmente granulari da poter estrarre ogni singolo file. Per gli utenti meno esperti, invece, è stata predisposta una funzione ad hoc di “ricerca universale’ che consente la ricerca guidata o libera di tutti i file archiviati.
Che l’automazione sia con voi!