L’ANGOLO DELLA COMPLIANCE
Autore: Enzo Furgiuele
ASSINEWS 340 – aprile 2022
Domande, risposte e approfondimenti per ridurre il rischio di non conformità alla normativa sulla distribuzione assicurativa
Il subagente, questo sconosciuto. Mi fa piacere iniziare così l’articolo di questa rubrica,
che si occupa di compliance, perché ritengo molto importante accendere un faro sulla figura
professionale che – più di ogni altra – porta valore al settore assicurativo prima di occuparmi degli aspetti normativi che sottendono l’attività di questo soggetto.
Il subagente è sconosciuto perché opera nell’ombra del proprio mandante: l’agente di assicurazione. È sconosciuto perché le norme che si riferiscono alla sua figura sono poche e sono poco chiare. È sconosciuto perché il suo operato professionale transita sempre attraverso l’agenzia o le agenzie con cui collabora. L’Ivass lo definisce come “intermediario di secondo livello” in quanto non ripete un mandato diretto dalle imprese. Eppure, è una figura fondamentale nell’economia della distribuzione assicurativa del nostro paese. È il soggetto che più di qualunque altro entra in contatto con il cliente e ne verifica le necessità, le caratteristiche e le richieste. È una figura che opera con modalità diverse in funzione della relazione che intercorre con l’agente o gli agenti mandanti. Vediamo le tre diverse modalità operative dei subagenti:
1. Subagente monomandatario: ripete il mandato da un agente monomandatario
Subagente plurimandatario:
2. Ripete un unico mandato da un agente plurimandatario
3. Ripete più mandati da diversi agenti, mono o plurimandatari
È evidente che l’operatività del subagente è in funzione del tipo di rapporto che intercorre con l’agente mandante. Il numero di subagenti plurimandatari è elevato, molti di loro fanno parte di una associazione nazionale che si occupa di informare e tutelare la categoria.
Il subagente plurimandatario
Il subagente può esercitare l’attività di distribuzione in regime di plurimandato con la stessa modalità prevista per l’agente, in ragione di una fonte normativa comune. La legge 248 del 2006 (cosiddetta legge Bersani 1) ha sancito il divieto per le imprese e per gli agenti di stipulare clausole contrattuali di distribuzione esclusiva per il ramo RCA; questo divieto è stato esteso successivamente a tutti i rami danni con la seconda legge Bersani, n°40/2007.
Questa norma riguarda non solo gli agenti ma più genericamente tutti i distributori di servizi assicurativi (come precisato espressamente nel dispositivo di legge), quindi anche i subagenti. Naturalmente il divieto, e quindi la libertà di plurimandato, riguarda esclusivamente i rami danni, mentre permane tuttora l’istituto dell’esclusiva nella distribuzione di prodotti dei rami vita. Dopo questa premessa, fondamentale per inquadrare la figura del subagente, passo ad esaminare alcuni aspetti normativi che lo riguardano, direttamente o indirettamente, sia esso mono o plurimandatario.
La collaborazione tra intermediari
Questo istituto, introdotto dalla Legge 221 del 2012, prevede che gli intermediari assicurativi iscritti al Rui nelle sezioni A, B, D, nonché quelli inseriti nell’elenco annesso al Registro (relativo agli intermediari comunitari che svolgono in Italia l’attività di distribuzione assicurativa) possano adottare forme di collaborazione reciproca nello svolgimento della propria attività mediante l’utilizzo dei rispettivi mandati. Questa collaborazione è stata definita dall’Ivass “orizzontale” in quanto si può istaurare esclusivamente tra intermediari di “primo livello” o “principali”, quelli cioè che ripetono un mandato diretto da una impresa di assicurazione.
Il subagente, in quanto intermediario di “secondo livello”, non può accedere a questa forma di intermediazione in modalità diretta, ma può distribuire prodotti assicurativi diversi da quelli dell’impresa mandante del suo intermediario iscritto in sezione A attraverso un accordo di collaborazione orizzontale tra quest’ultimo ed un altro soggetto iscritto in sezione A, B, D o nell’elenco annesso.
Il conto premi separato
Il subagente, per versare i premi incassati dai contraenti, può utilizzare un conto bancario a lui intestato nella sua qualità (generica) di intermediario assicurativo oppure nella sua qualità (specifica) di subagente di un intermediario agente? Questa facoltà gli è concessa ai sensi dell’art.117 del Cap e del conseguente art. 63 del reg. Ivass 40/2018: il destinatario della normativa è infatti “l’intermediario” non meglio definito, quindi qualsiasi soggetto iscritto al Registro.
L’Ivass, infatti, quando la norma regolamentare si riferisce ad una particolare categoria di iscritti al Registro, precisa la sezione di iscrizione dell’intermediario. Occorre però fare alcune distinzioni tra le diverse categorie di intermediari. Il reg. Ivass 40/2018:
• Precisa che gli iscritti nella sezione B devono sottostare all’obbligo di tenuta di un conto premi separato solo in presenza dell’autorizzazione all’incasso dei premi da parte dell’impresa.
• Non precisa nulla invece per quanto riguarda gli intermediari iscritti nella sezione C (che, in quanto produttori diretti di una impresa devono sottostare a procedure prive di propria autonomia imprenditoriale).
• Non fa alcuna precisazione per gli intermediari iscritti nella sezione E.
In assenza di indicazioni regolamentari un subagente può – naturalmente se ritiene di adottare tale modalità di gestione dei premi incassati – utilizzare un proprio conto premi separato. In questo caso deve sottostare alle norme regolamentari – valide per tutti gli intermediari – relative alle modalità di utilizzo del conto, ai tempi di versamento dei premi incassati e ad eventuali obblighi contrattuali che disciplinano il mandato conferitogli dall’agente. Va ricordato che il conto premi separato di un subagente deve essere corredato (analogamente a quello di un agente) da una dichiarazione dell’istituto bancario in cui si prende atto delle specifiche del conto stesso e dei vincoli normativi (non sono ammesse azioni, sequestri o pignoramenti da parte di soggetti diversi dagli assicurati e dalle imprese mandanti, né è possibile operare compensazioni legali o giudiziali).
L’agente, inoltre, deve poter verificare i movimenti e il saldo del conto separato di un suo subagente in qualsiasi momento in quanto è sempre responsabile del comportamento dei suoi collaboratori, come prevede l’art.2049 del codice civile.
Se il subagente è plurimandatario come si deve comportare in merito alla tenuta del conto premi separato? Nel regolamento 40/2018 non è presente alcuna regola riguardo alla gestione del conto premi separato da parte di un subagente plurimandatario. L’Ivass ha però espresso un parere vincolante attraverso la sua lettera al mercato del novembre 2017 precisando che: “gli intermediari che operano per più imprese adottano procedure idonee a garantire, anche in sede di procedimenti esecutivi, l’attribuzione delle somme alle singole imprese preponenti e ai rispettivi assicurati”. L’intermediario deve quindi adottare – per trasparenza e compliance amministrativa – misure che consentano di identificare agevolmente gli importi riferiti alle singole imprese; operativamente deve prevedere un elenco contabile da aggiornare giornalmente con l’indicazione dei premi incassati, la data di incasso, l’impresa, il riferimento del titolo incassato, ecc.
L’Ivass, con questa precisazione, richiamando espressamente il rapporto tra impresa e agente fa riferimento agli intermediari che operano su mandato diretto di più imprese proponenti. Di conseguenza si potrebbe escludere la possibilità di una diversa lettura della precisazione dell’Ivass, ossia l’ipotesi che la norma si possa riferire anche agli intermediari di secondo livello (i subagenti) in quanto essi operano per l’agente e non per le imprese. Il subagente – alla luce di quanto precede – dovrebbe versare i premi incassati su un conto separato da utilizzare esclusivamente per i premi dell’impresa mandante dell’agente.
In caso di plurimandato conferito da più agenti il subagente dovrebbe utilizzare quindi un conto separato per ciascun agente mandante. In alternativa può versare i premi incassati direttamente sui diversi conti separati degli agenti da cui ripete il mandato. Qualora un cliente debba pagare contestualmente (ad esempio) premi di due compagnie diverse dovrebbe fare due bonifici o due assegni separati in modo tale da fare transitare il pagamento su conti bancari differenti.
È opportuno precisare che alcuni operatori del mercato hanno letto diversamente il contenuto della lettera dell’Ivass prima citata, dando la possibilità ai subagenti plurimandatari di utilizzare un unico conto separato a loro intestato su cui versare i premi di tutti gli agenti con cui collaborano. Magari con un benestare delle imprese, a volte anche formalizzato. Ricordo con l’occasione il principio della separazione patrimoniale del codice delle assicurazioni e del regolamento Ivass 40/2018, che esclude che i premi possano transitare per conti diversi dal conto separato: “agli intermediari non sono consentiti versamenti temporanei dei premi …omissis…. nei conti correnti diversi dal conto corrente separato”
Informativa precontrattuale
L’obbligo di consegna al contraente dell’informativa precontrattuale riguarda tutti i distributori, quindi anche i subagenti, che devono però adempiere a quest’obbligo utilizzando gli allegati previsti dal regolamento Ivass 40/2018, così come modificati dal provvedimento Ivass 72/2020.
L’agente, in quanto intermediario principale, deve fornire al subagente suo collaboratore gli allegati precontrattuali da consegnare al cliente prima della conclusione del contratto. Questo è possibile nel caso in cui il subagente sia monomandatario e ripeta il mandato da un agente mono o plurimandatario.
Se il subagente è plurimandatario dovrebbe avere tanti set di allegati Ivass quanti sono i mandati con cui opera, e consegnare ai contraenti l’informativa precontrattuale predisposta dall’agente che gli ha messo a disposizione il prodotto assicurativo che offre al suo cliente. A questo riguardo un’altra scuola di pensiero ritiene che l’intermediario pluri iscritto in sezione E possa utilizzare propri allegati precontrattuali in cui sono precisati gli intermediari principali con cui collabora. Questa possibilità, esaminando attentamente le informazioni contenute nei modelli rilasciati dall’Ivass degli allegati sembrerebbe però esclusa.
Aggiornamento professionale (anche nella colla bora zione orizzontale)
Anche nell’ambito dell’aggiornamento professionale il subagente non può essere autonomo. L’intermediario principale con cui collabora ha infatti il compito e l’obbligo di curare e monitorare la sua attività formativa. In altre parole, la responsabilità dell’aggiornamento professionale del subagente è attribuita all’agente con cui collabora. Su questo punto l’Ivass è stata molto chiara: ha infatti precisato, negli esiti in pubblica consultazione del regolamento 40/2028, che “è fondamentale che la formazione e l’aggiornamento professionale del collaboratore siano organizzati dall’intermediario che se ne avvale, che ne conosce le effettive esigenze formative, in ragione del percorso formativo precedente, dell’attività svolta e dei prodotti intermediati, e risponde del suo operato”.
In caso di subagenti plurimandatari che collaborano con diversi agenti di riferimento, questi possono adottare idonee forme di coordinamento per ripartire tra loro le attività di aggiornamento professionale. Nel caso di collaborazione orizzontale ciascun agente cura esclusivamente gli obblighi di aggiornamento professionale dei propri subagenti.
Attività di consulenza
Il subagente, oltre ad essere iscritto al Registro tenuto dall’Ivass, come tutti gli altri intermediari formalmente è una impresa registrata nel Registro Imprese come ditta individuale o come società. Il subagente potrebbe, nel suo ruolo di imprenditore, fatturare direttamente al cliente una prestazione per un servizio di consulenza. Nel suo ruolo di mandatario di un agente però agisce sempre “in nome e per conto” del mandante e consegna al cliente – come abbiamo visto – gli allegati regolamentari in cui è ben precisato la sua qualità di collaboratore di un intermediario principale. La consulenza al cliente da parte del subagente, di conseguenza deve essere prestata in accordo e con il concorso dell’agente.
Il compenso che il cliente è disposto a pagare per il servizio di consulenza del subagente dovrà quindi essere fatturato dall’agente, come è precisato nell’allegato 4 o 4bis secondo la norma vigente, salvo una successiva retrocessione al subagente stesso di parte del compenso ricevuto sulla base di eventuali accordi previsti nella lettera di nomina, alla stregua di quanto accade con le provvigioni maturate a seguito dell’attività di produzione assicurativa.
Conservazione dei documenti
I subagenti hanno gli stessi obblighi di conservazione della documentazione al pari di un intermediario di primo livello (iscritto cioè nelle sezioni A, B, D, F). ma devono adempiere a quest’obbligo solo relativamente ai contratti conclusi per loro tramite.
È possibile però – da parte dell’agente – manlevare il suo collaboratore da questo impegno regolamentare assumendosi questo onere e responsabilità. In merito l’Ivass ha precisato in una FAQ che “La modalità di tenuta della documentazione, tuttavia, può essere concordata tra l’intermediario iscritto nella sezione E e l’intermediario che se ne avvale purché sia garantita l’accessibilità”. Suggerisco di prevedere la formalizzazione di un accordo con cui l’intermediario principale solleva il suo subagente da quest’onere.
I collaboratori addetti all’interno della subagenzia
Una delle novità introdotte dal regolamento Ivass 40/2018 riguarda gli addetti dei subagenti che svolgono attività di distribuzione assicurativa esclusivamente all’interno dei locali sub agenziali. Per questi soggetti non è più richiesta l’iscrizione al Registro, fermo l’obbligo del possesso dei requisiti di onorabilità, professionalità e del titolo di studio di scuola media superiore. (corso di almeno 5 anni). Ricordo che tutti gli addetti e i collaboratori dei subagenti che svolgono l’attività di distribuzione fuori dai locali devono essere iscritti al Registro a cura dell’intermediario principale, l’agente, sotto la sua responsabilità in merito alla verifica dei requisiti richiesti.
La responsabilità del subagente
Eventuali danni causati ai clienti a seguito di errori professionali del subagente (ad esempio la non adeguatezza del contratto che, in caso di sinistro genera una reiezione dell’indennizzo da parte dell’impresa assicuratrice) devono essere assicurati dall’intermediario principale con un contratto avente le specifiche previste dagli articoli 11 (per le persone fisiche) e 15 (per le società) del regolamento Ivass 40/2018. Il contratto deve cioè prevedere la copertura assicurativa per danni causati a terzi, compresi i clienti, conseguenti a negligenze od errori professionali ed infedeltà dei collaboratori, compresi le società iscritte nella sezione E del Registro e le persone fisiche, anche se non iscritte nella sezione E.
In pratica tutti i soggetti del cui operato l’agente deve rispondere a norma di legge, secondo quanto previsto – oltre che dalla normativa Ivass – dal codice civile, all’articolo 2049.
Privacy e riservatezza
Il subagente deve rispettare l’obbligo di riservatezza delle informazioni acquisite nello svolgimento dell’attività. Anche questo obbligo deriva da un articolo del regolamento Ivass 40/2018, che impegna l’intermediario al rispetto della vigente normativa in ambito privacy. L’agente, che è responsabile e/o titolare del trattamento dei dati dei clienti, si impegna, nei loro confronti, attraverso la consegna dell’informativa privacy, ad ottemperare a tutte le disposizioni contemplate dalla normativa relativa al trattamento dei dati personali.
L’agente consegna al subagente il documento di incarico al trattamento dei dati dei clienti. Il subagente si deve attenere, di conseguenza, a quanto ivi indicato. Le informazioni e i documenti acquisiti durante l’incarico di subagente devono essere utilizzate per le finalità connesse al mandato. Per sviluppare quindi affari e clienti dell’agenzia nell’ambito del rapporto tra agente e subagente.
È escluso quindi qualsiasi utilizzo al di fuori del suddetto rapporto, sia in vigenza dello stesso che successivamente, dopo la sua cessazione.
Conclusione
Ho voluto fare questa sintesi delle caratteristiche (ma anche degli obblighi) del subagente perché sono convinto che si tratta di una delle figure più interessanti ed importanti della distribuzione assicurativa, ed è anche quella più numerosa. Ritengo molto importante che gli intermediari principali, gli agenti con cui i subagenti collaborano, si impegnino per fornire loro una preparazione professionale tale da stimolare i clienti ad assicurare non solo l’auto, ma che faccia anche emergere in essi le necessità latenti di altre coperture assicurative.
Un percorso professionale che trasformi la vendita del prodotto al cliente all’acquisto ponderato da parte di quest’ultimo di una soluzione assicurativa a conclusione del servizio consulenziale del subagente. Un percorso in cui l’attività formativa non può e non deve essere considerata come puro adempimento regolamentare ma un momento continuo di crescita.
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