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I moduli di Iassicur DBI & l’intelligenza artificiale al servizio dei brokers: la “firma elettronica avanzata”
Questo mese entriamo nel mondo di IAssicur DBI dalla porta principale e vediamo nel dettaglio uno dei moduli più interessanti del software – sia per ragioni di mercato, sia per ragioni “sociali”. La digitalizzazione è il fenomeno più discusso dell’ultimo anno e la nostra FEA (Firma Elettronica Avanzata) è senza dubbio uno dei moduli che ha avuto maggior successo.
Per chi ancora non lo sapesse, la FEA non è altro che una firma elettronica – avanzata e qualificata – che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei: le sue principali caratteristiche sono autenticità, che garantisce l’identità del sottoscrittore da parte del destinatario, integrità, che assicura l’impossibilità di una modifica post sottoscrizione, non ripudio, che evita il disconoscimento da parte del mittente di un documento da lui inviato e validità legale, che attribuisce validità legale al documento firmato. I pregi della FEA sono ovvi: garantisce maggior sicurezza in caso di verifica e rende possibile l’automazione dei processi, assicurando così un notevole risparmio di tempo ed energia.
Il funzionamento della FEA su IAssicur è altrettanto intuitivo. Al di là della possibilità – già da tempo presente nel software – di implementare direttamente all’interno dei pdf la FES (la firma elettronica semplice), IAssicur prevede l’utilizzo della FEA, certificata dall’IVASS e comunemente chiamata firma digitale. Per i documenti assicurativi, il procedimento è molto semplice: innanzitutto è richiesto che il firmatario (il contraente o l’assicurato) venga preventivamente riconosciuto dall’intermediario (il Broker); perché ciò avvenga, deve essere emesso un certificato digitale (per ogni firmatario dell’anagrafica del Broker) da un ente autorizzato (ad esempio, l’IVASS), con le informazioni che identificano il firmatario come un soggetto esistente e tale certificato viene poi utilizzato per permettere la firma effettiva del documento. Una volta fatto questo passaggio, viene inviato un sms sul telefono del firmatario contenente un codice OTP che viene inserito come ok definitivo e permette di completare l’intero processo.
Uno degli aspetti più efficaci del modulo consiste nella gestione contemporanea dei (minimo) tre partecipanti all’interno di IAssicur: il Broker, l’Ente di Certificazione e il/i Firmatario/i. Una volta scansionato il documento, il Broker – che autocertifica la validità del firmatario – spedisce per email al Cliente un link personalizzato in cui si trova pdf in questione: il ricevente non può scaricarlo o modificarlo, ma solo leggerlo e decidere dove apporre le firme (flaggando in pratica gli spazi interessanti). A questo punto, e solo a questo punto, verrà inviato sul cellulare del firmatario il famoso codice OTP cumulativo. Nello stesso momento, inoltre, IAssicur si occupa di “avvisare” l’Ente di Certificazione che emette in tempo reale il certificato digitale a garanzia del firmatario: il pdf originario e il certificato garantiscono così il corretto processo di autenticazione delle firme apposte. Il documento, a questo punto, torna nelle mani del Broker e l’intero processo si avvia alla conclusione: il tutto senza mai utilizzare la stampante, in perfetto stile IAssicur.
Vediamo nella pratica quali sono i singoli step del percorso.
La raccolta dei documenti da mandare alla firma.
I documenti – tutti in formato pdf – possono essere: moduli personalizzati prodotti da IAssicur stesso tramite un template di Word (ad es., il 7A/7B), documenti di polizza che arrivano dalla Compagnia (scansionati se cartacei) e qualsiasi altro documento che necessiti una o più firme autentiche.
Il caricamento dei documenti.
Tramite l’apposita funzione CREA FEA-CARICADOC, è possibile caricare il documento che si intende inviare alla firma e compilare la maschera IAssicur con tutte le informazioni necessarie (il luogo dell’archiviazione, i giorni di scadenza a disposizione dai firmatari, il numero dei firmatari, il numero complessivo delle firme, ecc.). In questa fase è già possibile scegliere la modalità di inviare o meno il documento tramite PEC (Posta Elettronica Certificata).
La predisposizione degli spazi di firma.
Terminata la precedente operazione il sistema restituisce il link al PDF da firmare. Grazie ad un particolare tool di lavoro, il Broker potrà definire gli spazi di firma, indicare i soggetti e – cosa non meno importante – l’obbligatorietà o meno della firma.
L’invio del documento ai destinatari.
Una volta terminata la predisposizione delle firme sul documento, si lancia la CHIUSURA GIORNATA: in questo modo, flaggando la specifica ‘Documenti da firmare elettronicamente’, IAssicur si occuperà personalmente di inviare le mail ai diretti interessati. Ovviamente, è sempre possibile vedere il riepilogo delle mail inviate tramite il solito file dei log.
La firma del documento.
Ciascun destinatario riceverà una mail ad hoc in cui verrà esposto il tipo di documento e la data entro cui deve essere apposta la firma e, ovviamente, il solito link di apertura del documento in oggetto. Il pdf riporterà fedelmente e in modo chiaro gli spazi di firma (tramite box evidenziati). A lato del documento, inoltre, una colonna apposita renderà effettivamente possibile tutto il processo tramite delle semplici check box – di identificazione e controllo. Una volta definito il tutto, il sistema provvederà all’invio dell’SMS al firmatario contenente il codice OTP per l’ok definitivo. Per sua stessa natura, una delle caratteristiche più interessanti della nostra FEA è la possibilità di essere completamente integrabile con i variWorkflow, garantendo ancora una volta la totale gestione automatica di tutti i processi aziendali.