LE LINEE GUIDA ASSIFACT ED EY PER ARGINARE IL PERICOLO DI SUBIRE ILLECITI NELLA CESSIONE DI CREDITI
di Antonio Longo
Il factoring diventa preda sempre più appetibile per comportamenti scorretti o illeciti: il giro d’affari del settore della cessione crediti vale il 14% del Pil ed è facile comprendere, quindi, come ormai il rischio di frodi sia sempre più alto. Bisogna correre ai ripari, ma come? Per esempio, utilizzando l’evoluzione tecnologica e i nuovi strumenti di analisi dei dati per costruire sistemi sempre più efficienti ed efficaci per prevenire e mitigare il rischio di subire illecite operazioni di factoring. Ma anche la conoscenza approfondita del cliente e dell’operazione permette di riconoscere gli indicatori di allerta che possono prevenire la frode o limitarne l’impatto. Sono alcune delle indicazioni riportate nelle linee guida contenute nell’Osservatorio sulle frodi nel factoring, redatto in collaborazione tra Assifact, Associazione italiana per il factoring, ed EY con l’obiettivo di fornire un focus sul rischio frode in ambito factoring, illustrando i principali schemi di frode, nonché, soprattutto, gli strumenti e le soluzioni in grado di prevenirli e mitigarli. Parliamo, quindi, di cessione di crediti (esistenti o futuri): anticipando il valore del credito rispetto alla scadenza dell’incasso effettivo è possibile, per le imprese, ottenere liquidità. Ma se l’impresa, per esempio, crea un debito fittizio, o maschera una situazione di crisi più grave, o ancora cede il credito a più soggetti per la società di factoring scatta la trappola. E la difesa si può giocare in tre mosse: prevenzione, individuazione e indagine.
Lo scenario. Il mercato del factoring registra dimensioni sempre più significative e le imprese che ricorrono al factoring, cedendo i propri crediti commerciali agli operatori specializzati, sono sempre più numerose e diversificate per settori merceologici e per dimensione. Infatti, le proiezioni basate su dati congiunturali, considerando il rapporto factoring/Pil, indicano per la fine dell’anno, un tasso di crescita atteso del volume d’affari compreso tra +5,68% e +10,79%.
In Italia il mercato del factoring si rivolge anche alle imprese fornitrici della pubblica amministrazione che trovano sostegno alla liquidità grazie allo smobilizzo dei crediti derivanti da appalti pubblici. In tale contesto, come evidenziano gli esperti che hanno curato la ricerca, si amplificano i rischi di incorrere in comportamenti scorretti o delittuosi posti in essere da cedenti o da debitori ceduti. Nel paper si cita la stima formulata dall’Acfe, la più grande organizzazione che si occupa di frodi a livello globale, secondo cui, anche a causa della pandemia, si registrerà un aumento complessivo delle frodi nei prossimi mesi in tutti i principali settori economici e finanziari.
A conferma di ciò, le comunicazioni Uif, Unità di informazione finanziaria, del 16 aprile 2020 e dell’11 febbraio 2021 pongono l’accento sulla correlazione tra il prolungarsi dell’emergenza e il rischio di comportamenti illeciti a causa dell’indebolimento del tessuto economico di famiglie e imprese.
Gli analisti hanno individuato, in particolare, tre distinte figure di frode: quelle interne, commesse da soggetti che operano all’interno dell’azienda, dunque illeciti perpetrati da dirigenti, dipendenti, collaboratori o altri soggetti a essi collegati; frodi esterne, messe in atto da individui che non operano all’interno dell’azienda ma che hanno comunque con essa rapporti di business, come cessionari, cedenti, fornitori di servizi, business partner, professionisti o singoli soggetti esterni; frodi miste, perpetrate attraverso un accordo collusivo tra soggetti interni all’azienda e soggetti terzi.
Prevenire è meglio che curare. Come evidenziato nello studio, la prevenzione e la gestione delle frodi parte necessariamente dalla creazione e dal mantenimento di una cultura del rischio e richiede il continuo aggiornamento della conoscenza, dei sistemi e delle procedure poste a mitigazione del rischio di frode. In base a quanto enunciato in seno agli indicatori comportamenti anomali nel factoring evidenziati da Uif, la valutazione effettuata su operazioni di factoring non può prescindere dall’ottenimento e dalla verifica di informazioni in merito all’assetto proprietario e il profilo economico-finanziario del cliente, dalle informazioni sul debitore e dalle caratteristiche dei beni e servizi oggetto dei crediti ceduti.Se è vero che la normativa antiriciclaggio identifica come cliente il solo cedente o debitore ceduto contrattualizzato, è altrettanto chiaro che la comprensione di tali aspetti riferibili non solo al cliente ma anche al debitore ceduto è essenziale ai fini della prevenzione dei rischi di frode. Qualsiasi carenza o asimmetria informativa aumenta il rischio delle operazioni e influisce negativamente sull’efficacia dei relativi controlli antifrode.
Come realizzare un sistema di difesa efficace. La corretta gestione del rischio frode passa attraverso una chiara distinzione delle attività che devono essere svolte nelle tre fasi del processo di monitoraggio, ossia prevenzione, individuazione e indagine. Nell’ambito della prima fase, come sottolineano gli esperti, le società di factoring devono implementare un insieme di strumenti e di controlli finalizzati a intercettare preventivamente qualsiasi potenziale fenomeno di frode prima che questo si verifichi, ovvero prima che possa causare danni rilevanti per l’organizzazione.
Al fine di prevenire in modo adeguato il rischio di frode è necessario che nella società sia chiara la strategia da adottare, ovvero siano attribuiti i ruoli e le responsabilità alle funzioni interessate al governo del rischio. Il top management della società è, quindi, chiamato a fornire le linee guida strategiche per la gestione del rischio frode, assegnando per ciascuna fase dell’attività di monitoraggio le responsabilità alle funzioni di controllo.
È importante formalizzare policy, procedure e manuali operativi che descrivano i principi guida e definiscano le attività operative delle strutture interne coinvolte nel processo di gestione del rischio frode. Le società di factoring dovranno svolgere, in particolare, periodiche attività finalizzate a valutare il proprio modello antifrode e i presidi in essere a mitigazione del rischio, identificando gli eventuali gap rispetto a modelli di riferimento comparabili. Ma altrettanto importante risulta organizzare attività di formazione periodica del personale su specifiche tematiche o attraverso campagne di sensibilizzazione dei dipendenti che, tramite specifici canali e strumenti di comunicazione, trasmettono la cultura aziendale e, più in generale, contribuiscono a diffondere i principi di etica, integrità e trasparenza della società. Non ultimo, occorre implementare anche un sistema di whistleblowing efficace, la cui presenza è comunque obbligatoria per legge in capo agli intermediari finanziari, che consenta di individuare prontamente ed efficacemente potenziali fenomeni fraudolenti, facendo sì che i dipendenti assumano un ruolo proattivo nel contrasto alle frodi.
Nella seconda fase, al fine di individuare cattive pratiche o fenomeni di frode presenti all’interno della società che, al momento, non sono ancora stati intercettati, è importante che le società di factoring si dotino di strumenti e di tecnologie che consentano di individuare gli elementi di anomalia e i segnali di attenzione che dovranno essere successivamente investigati e approfonditi dalle preposte funzioni di controllo. In tale ottica, è fondamentale che le società di factoring avviino un percorso interno di evoluzione tecnologica dei processi e dei presidi di controllo, tale da ottimizzare il monitoraggio del rischio di frode e migliorare il proprio sistema di controllo interno. Trattandosi di approfondimenti finalizzati anche alla verifica di potenziali casi di frode, le attività dovranno non solo essere orientate a verificare il rispetto del processo ma dovranno anche individuare anomalie di dettaglio ed eventuali profili di responsabilità degli attori coinvolti. Per tali attività, come suggeriscono le linee guida, è opportuno non svolgere un testing campionario delle transazioni ma analizzare l’intera popolazione mediante tecniche di data analysis, ponendo particolare attenzione sui soggetti che hanno svolto le operazioni. Le tecniche e gli strumenti analisi dei dati consentono di gestire e analizzare contemporaneamente significative quantità di dati e informazioni. Il loro utilizzo permette di svolgere approfondimenti e attività di verifica con un livello di profondità e accuratezza che non potrebbe essere raggiunto attraverso classici strumenti di indagine. Utilizzando i data analysis è, per esempio, possibile verificare la totalità delle scritture dei propri conti transitori, o svolgere un’analisi incrociata delle informazioni qualitative e quantitative presenti all’interno di un portafoglio crediti.
Infine, nel caso in cui si rilevi la presenza di casi di frode, la terza fase è destinata a ricostruire puntualmente i fatti e gli eventi intercorsi, individuare l’eventuale perimetro degli eventi anomali, identificare ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti, quantificare il potenziale danno subito dall’organizzazione, predisporre un piano che individui le azioni da implementare per evitare il ripetersi dell’evento.
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